Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und was die Gemeinschaft beschließen muss

Die Jahresabrechnung kommt im Oktober für das Vorjahr. Auf Anrufe folgt nichts. Beschlüsse aus der letzten Versammlung sind ein Jahr später immer noch nicht umgesetzt. Irgendwann fällt in jeder Eigentümergemeinschaft der Satz, ob man die Verwaltung nicht wechseln sollte.

Rechtlich ist das seit der WEG-Reform von 2020 unkompliziert geworden. Die Hürde liegt woanders, nämlich in der Übergabe. Der Reihe nach.

Abberufen geht jederzeit

§ 26 Abs. 3 WEG ist in seiner Kürze eindeutig: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung."

Vor der Reform brauchte es dafür einen wichtigen Grund, über den sich trefflich streiten ließ. Heute genügt ein Beschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine Begründung ist nicht nötig, und eine Mindestbeteiligung gibt es seit der Reform ebenfalls nicht mehr: Beschlussfähig ist die Versammlung unabhängig davon, wie viele Eigentümer erschienen sind.

Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Dingen, die oft in einen Topf geworfen werden. Die Abberufung beendet das Amt, und zwar sofort. Der Verwaltervertrag ist davon getrennt und läuft noch bis zu sechs Monate weiter. In dieser Zeit steht dem alten Verwalter in der Regel seine Vergütung zu, auch wenn er nicht mehr im Amt ist. Wer das einkalkuliert, erspart sich die unangenehme Überraschung, ein halbes Jahr doppelt zu zahlen.

Der günstigste Zeitpunkt ist das Ende der Bestellzeit

Ein Verwalter wird höchstens für fünf Jahre bestellt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Eine Wiederbestellung braucht einen eigenen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden darf.

Läuft die Bestellung ohnehin in absehbarer Zeit aus, ist das der ruhigste Weg: Die Gemeinschaft bestellt einfach nicht wieder, sondern jemand anderen. Kein Streit über die Abberufung, keine Überschneidung, keine Doppelvergütung. In der Praxis lohnt es sich, ein Jahr vor Ablauf mit der Suche anzufangen. Wer erst vier Wochen vorher merkt, dass die Bestellzeit endet, bestellt am Ende doch wieder den alten Verwalter, weil nichts anderes vorbereitet ist.

Zwei Beschlüsse, nicht einer

Auf der Tagesordnung stehen üblicherweise:

• die Abberufung des bisherigen Verwalters, falls die Bestellzeit nicht ohnehin ausläuft,
• die Bestellung des neuen Verwalters, mit Namen und Zeitraum,
• die Ermächtigung, den Verwaltervertrag zu den vorgelegten Konditionen abzuschließen.

Der dritte Punkt wird gern vergessen. Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, und gegenüber dem Verwalter wird sie vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Ohne diesen Beschluss steht der neue Verwalter im Amt, aber ohne Vertrag.

Damit die Eigentümer wissen, worüber sie abstimmen, gehören die Angebote mit der Einladung verschickt: Vergütung pro Einheit und Monat, was darin enthalten ist und was gesondert berechnet wird, Bestellzeitraum. Zwei bis drei Angebote sind eine gute Zahl. Bei fünf vergleicht am Ende niemand mehr.

Für den Fall, dass keine Versammlung ansteht: Ein Umlaufbeschluss ist möglich, verlangt aber grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer (§ 23 Abs. 3 WEG). Bei einem Verwalterwechsel ist das selten realistisch.

Die Zertifizierung darf man verlangen

Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder einzelne Wohnungseigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird. Die Übergangsregelung für Verwalter, die schon lange im Amt waren, ist am 1. Juni 2024 ausgelaufen. Wer heute ohne Zertifizierung anbietet, kann sich darauf nicht mehr berufen.

Zertifiziert ist, wer vor einer Industrie- und Handelskammer eine Prüfung über rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse abgelegt hat. Das ist kein Gütesiegel für guten Service, aber ein belegbarer Mindeststandard. Danach zu fragen kostet nichts, und die Antwort sagt einiges.

Die Übergabe ist der Teil, an dem es hakt

Der Beschluss ist in zehn Minuten gefasst. Schwierig wird es danach. Der alte Verwalter muss alles herausgeben, was zur Verwaltung gehört, und hat dazu oft wenig Eile. Was übergeben werden muss:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Protokolle, die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
• Buchhaltung, Kontoauszüge, offene Posten, Zugriff auf das Gemeinschaftskonto
• Verträge mit Dienstleistern, Versicherungen, Wartungsnachweise, Prüfberichte
• Unterlagen zur Erhaltungsrücklage und zu laufenden Baumaßnahmen
• Schlüssel, Zugänge zu Portalen, Korrespondenz zu offenen Vorgängen

Zwei Dinge helfen mehr als alles andere: ein klarer Stichtag, zu dem die Verwaltung übergeht, und ein Übergabeprotokoll, in dem abgehakt wird, was tatsächlich angekommen ist. Ohne Protokoll stellt sich zwei Jahre später heraus, dass die Wartungsnachweise für die Aufzüge nie da waren, und niemand kann noch sagen, wann sie verschwunden sind.

Offen bleibt meistens die Abrechnung des laufenden Jahres. Üblich ist, dass der alte Verwalter die Jahresabrechnung für den Zeitraum erstellt, in dem er im Amt war. Wer das vorher schriftlich klärt, spart sich später den Streit darüber, wer die Zahlen zusammensucht.

Worauf man beim neuen Verwalter achten sollte

Der Preis ist selten der Unterschied. Zwischen einem guten und einem schlechten Angebot liegen meistens zwei bis drei Euro pro Einheit und Monat. Aussagekräftiger sind andere Fragen:

• Wie viele Einheiten betreut eine Person? Ab einer gewissen Zahl geht Erreichbarkeit nicht mehr, egal wie gut jemand organisiert ist.
• Wer ist der feste Ansprechpartner, und was passiert im Urlaubsfall?
• Wann kommt die Jahresabrechnung, und was passiert, wenn dieser Termin gerissen wird?
• Gibt es ein Portal, in dem Eigentümer Dokumente und Abrechnungen selbst einsehen können?
• Gibt es Verbindungen zu Handwerks- oder Maklerunternehmen, die bei Aufträgen eine Rolle spielen könnten?

Der letzte Punkt wird unterschätzt. Eine Verwaltung, die Aufträge im eigenen Konzern vergibt, hat bei jeder Instandsetzung ein zweites Interesse neben dem der Gemeinschaft.

Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken

Wir verwalten seit vier Jahrzehnten in Wiesbaden, Mainz und dem Rhein-Main-Gebiet, sind nach § 26a WEG zertifiziert und gehören zu keiner Unternehmensgruppe. Was wir übernehmen, steht unter WEG-Verwaltung; wie wir Unterlagen und Kommunikation organisieren, unter digitale Verwaltung. Ein paar der Objekte, die wir betreuen, finden Sie unter Referenzen.

Für ein Angebot brauchen wir wenige Angaben: Anzahl der Einheiten, Baujahr, Lage und den ungefähren Zeitpunkt, zu dem der Wechsel anstehen soll. Schreiben Sie uns, dann melden wir uns mit einer belastbaren Zahl statt mit einer Spanne.

Quellen: § 26 WEG, § 26a WEG, § 9b WEG. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Veröffentlicht am 15. September 2026 · Zurück zur Übersicht